Полезная информация

Требования к хранению документов и организации архива в Казахстане в 2026 году

Правильное хранение документов - важная часть работы любой организации в Казахстане. Бухгалтерские документы, кадровые дела, договоры, учредительные документы и другие материалы необходимо хранить в течение установленных законодательством сроков и обеспечивать их сохранность.

В 2026 году при организации архива необходимо учитывать требования налогового, бухгалтерского и архивного законодательства Республики Казахстан. С 1 января 2026 года применяется новый Налоговый кодекс РК, а сроки хранения документов определяются действующим Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения.

В этой статье разберем, сколько нужно хранить документы в Казахстане, чем отличается налоговый срок исковой давности от срока хранения документов, какие требования предъявляются к архивному помещению и как выбрать металлические архивные стеллажи и шкафы.

Сроки хранения документов в Казахстане в 2026 году

Одна из распространенных ошибок - считать, что если срок налоговой исковой давности составляет 3 года, то бухгалтерские документы можно уничтожить через 3 года.

Срок налоговой исковой давности и срок хранения документов - это разные понятия.

Согласно статье 65 нового Налогового кодекса Республики Казахстан от 18 июля 2025 года № 214-VIII ЗРК, общий срок исковой давности по налоговому обязательству составляет 3 года. Для отдельных категорий налогоплательщиков, перечисленных в Кодексе, установлен срок 5 лет.

При этом сроки хранения конкретных документов устанавливаются не только налоговым законодательством. Их необходимо определять по действующему Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом Министра культуры и информации РК от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.

В 2026 году в этот Перечень были внесены изменения, поэтому при организации архива следует пользоваться актуальной редакцией документа.

Почему нельзя уничтожать документы сразу через 3 года

Три года налоговой исковой давности не означают, что все документы организации можно уничтожить после окончания этого периода. Для разных видов документов законодательством установлены собственные сроки хранения.

Например, отдельные документы, связанные с бухгалтерским учетом и хозяйственными операциями, имеют срок хранения 5 лет при выполнении предусмотренных условий. Для кадровых документов могут применяться значительно более длительные сроки хранения, а некоторые документы подлежат постоянному хранению.

Поэтому перед уничтожением документов необходимо определить их точный вид и проверить соответствующую позицию в действующем Перечне.

Основные сроки хранения документов организации

Важно: таблица предназначена для общего понимания. Точный срок хранения определяется по конкретному виду документа и соответствующей позиции действующего Перечня № 279-НҚ.

Новый Налоговый кодекс РК 2026 года и хранение первичных документов

С 1 января 2026 года применяется новый Налоговый кодекс Республики Казахстан от 18 июля 2025 года № 214-VIII ЗРК.

Статья 65 Кодекса устанавливает сроки исковой давности по налоговому обязательству и требованию. Общий срок составляет 3 года, а для отдельных категорий налогоплательщиков - 5 лет.

При этом срок исковой давности нельзя использовать как универсальный срок хранения всей бухгалтерской документации.

Например, первичные документы, регистры бухгалтерского учета, документы по расчетам и другие материалы могут иметь установленный законодательством срок хранения 5 лет или иной срок в зависимости от конкретного вида документа.

Таким образом, организация должна хранить документы столько, сколько предусмотрено для соответствующего вида документа действующим законодательством, а не просто ориентироваться на трехлетний налоговый период.

Какие документы обычно хранят в архиве организации

В зависимости от деятельности компании архив может включать большое количество документов с разными сроками хранения.

• первичные бухгалтерские документы;
• счета-фактуры и документы, подтверждающие хозяйственные операции;
• накладные и акты;
• регистры бухгалтерского учета;
• финансовую и бухгалтерскую отчетность;
• договоры и приложения к ним;
• кадровые документы;
• трудовые договоры;
• приказы по личному составу;
• личные дела работников;
• учредительные документы;
• документы по государственной регистрации организации;
• документы по налоговому и финансовому учету;
• документы, срок хранения которых установлен специальными отраслевыми требованиями.

Для удобной работы с архивом документы рекомендуется систематизировать по годам, видам и срокам хранения. Папки и архивные коробки желательно маркировать таким образом, чтобы нужное дело можно было быстро найти без перемещения большого количества документов.

Требования к помещению архива в Казахстане

При организации архивного помещения необходимо учитывать действующие Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 235.

Правила устанавливают требования к организации хранения документов, размещению средств хранения, температурно-влажностному режиму и другим условиям, необходимым для обеспечения сохранности документов.

Расстояния при размещении архивных стеллажей

При планировании архивного помещения необходимо предусмотреть нормативные проходы и расстояния между средствами хранения и конструкциями здания.

• 120 см - главный проход между рядами стеллажей;
• 75 см - проход между стеллажами;
• 75 см - расстояние между наружной стеной и стеллажом, установленным параллельно стене;
• 45 см - расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа;
• не менее 15 см - расстояние от пола до нижней полки;
• не менее 30 см - расстояние от пола до нижней полки для размещения стеллажей в цокольном этаже.

Эти требования желательно учитывать еще до покупки архивной мебели. Правильная планировка позволяет одновременно рационально использовать площадь помещения и обеспечить необходимые проходы между рядами.

Температура и влажность в архиве

Для сохранности документов на бумажных носителях важно поддерживать стабильный температурно-влажностный режим.

Для архивохранилищ с бумажными документами предусматриваются следующие параметры:

• температура - +17...+19 °C;
• относительная влажность - 50-55%.

Помимо температуры и влажности необходимо контролировать состояние помещения, исключать протечки, чрезмерную сырость и другие факторы, которые могут привести к повреждению документов.

Почему для архива используют металлические стеллажи

Для организации архива важно подобрать мебель с учетом количества документов, нагрузки на полки, размеров помещения и предполагаемого срока эксплуатации.

Металлические архивные стеллажи подходят для систематизированного хранения большого количества папок, архивных коробок, регистров и другой документации.

Для небольшого офиса или архива с умеренной нагрузкой можно рассмотреть металлические стеллажи с нагрузкой до 150 кг на полку. При выборе конкретной модели необходимо учитывать фактический вес документов и допустимую нагрузку на полку.

Основное преимущество стеллажной системы - возможность подобрать количество секций и полок под конкретное помещение. Регулируемые полки позволяют адаптировать пространство под папки и коробки различной высоты.

• подходят для массового хранения документов;
• позволяют эффективно использовать высоту помещения;
• полки можно подбирать под размер папок и архивных коробок;
• можно формировать стеллажи из нескольких секций;
• при необходимости архив можно расширять дополнительными секциями;
• металлическая конструкция рассчитана на длительную эксплуатацию;
• допустимая нагрузка на полку выбирается в зависимости от модели.

Как рассчитать нагрузку на архивный стеллаж

При хранении документов важно учитывать не только объем архива, но и вес содержимого каждой полки.

Предварительно нагрузку можно рассчитать по формуле:

Нагрузка на полку = количество папок или коробок × средний вес одной единицы хранения.

Например, если на полке размещено 15 папок со средним весом 2,5 кг, общий вес документов составит около 37,5 кг без учета веса самой тары и других элементов.

Поэтому перед покупкой стеллажа необходимо проверить допустимую нагрузку на одну полку именно для выбранной модели.

Если архив предполагает хранение большого количества документов, не следует ориентироваться только на размеры стеллажа. Важно, чтобы нагрузка на каждую полку соответствовала характеристикам конструкции.

Архивные шкафы или металлические стеллажи - что выбрать

Металлические архивные шкафы

Закрытые металлические шкафы подходят для документов, к которым требуется ограничить доступ сотрудников, а также для небольших архивов и отдельных категорий дел.

• удобны для хранения кадровых документов;
• подходят для личных дел;
• защищают содержимое от пыли;
• позволяют организовать закрытое хранение;
• удобны для хранения небольшого количества документов в офисе.

Если документы требуют специальной защиты от огня, взлома или других рисков, необходимо выбирать оборудование с учетом конкретных требований к степени защиты. Обычный металлический шкаф не следует автоматически считать огнестойким или сейфовым.

Полочные металлические стеллажи

Для большого количества архивных коробок и папок чаще удобнее использовать открытые полочные металлические стеллажи.

• подходят для большого объема бухгалтерских документов;
• удобны для хранения архивных коробок;
• позволяют быстро находить нужные папки;
• эффективно используют высоту помещения;
• позволяют создавать многосекционные системы хранения;
• подходят для архивов, которые постепенно увеличиваются.

При расширении системы хранения могут потребоваться дополнительные элементы и комплектующие. Подходящие аксессуары для металлических стеллажей позволяют дополнительно организовать и адаптировать систему хранения в зависимости от конструкции выбранной модели.

Как организовать архив документов в небольшой компании

Для небольшого ИП или ТОО архив можно организовать без сложной системы. Главное - заранее определить сроки хранения документов и правильно организовать их размещение.

• Составьте номенклатуру дел и определите сроки хранения.
• Разделите документы по видам и годам.
• Отдельно организуйте документы постоянного и длительного хранения.
• Используйте архивные папки и коробки с понятной маркировкой.
• Размещайте документы на стеллажах с учетом требований к проходам.
• Не перегружайте полки выше допустимой нагрузки.
• Контролируйте температуру и влажность в помещении.
• Ограничьте доступ посторонних лиц к кадровым и другим документам ограниченного доступа.
• Периодически проверяйте состояние документов и помещения.
• Перед уничтожением документов обязательно проверьте их срок хранения по действующему Перечню.

Как выбрать металлический стеллаж для архива

Перед покупкой архивного стеллажа рекомендуется определить несколько основных параметров:

• площадь и конфигурацию помещения;
• высоту потолка;
• количество документов и архивных коробок;
• формат папок и коробок;
• ширину и глубину полок;
• необходимую нагрузку на одну полку;
• количество секций;
• необходимую высоту стеллажа;
• возможность дальнейшего расширения системы хранения.

Для небольшого офиса, бухгалтерского архива или помещения с умеренной нагрузкой можно рассмотреть стеллажи с нагрузкой до 150 кг на полку. Если требуется более высокая нагрузка, следует выбирать модель исходя из фактического веса документов и характеристик конкретной конструкции.

При расчете количества стеллажей необходимо учитывать не только максимальную вместимость помещения, но и нормативные проходы между рядами и расстояния до стен.

Металлические шкафы и стеллажи для архива в Казахстане

Компания Safety-S предлагает металлическую мебель для организации архивного и офисного хранения в Казахстане.

• архивные металлические шкафы;
• офисные металлические шкафы;
• полочные металлические стеллажи;
• стеллажи с различной допустимой нагрузкой на полку;
• сейфы для хранения документов и ценностей.

Склады Safety-S расположены в Алматы, Астане и Атырау. Осуществляем доставку металлической мебели по Казахстану. Для подходящих категорий товаров доступна сборка в Алматы и Астане.

При выборе оборудования можно учитывать размеры помещения, предполагаемый объем документов, необходимую нагрузку на полки и особенности организации архива.

Краткий чек-лист организации архива

• Определите сроки хранения каждого вида документов.
• Не путайте налоговую исковую давность со сроком архивного хранения.
• Используйте актуальный Перечень типовых документов № 279-НҚ.
• Рассчитайте необходимое количество секций и полок.
• Проверьте допустимую нагрузку на каждую полку.
• Соблюдайте нормативные проходы между рядами стеллажей.
• Оставляйте необходимое расстояние от пола до нижней полки.
• Контролируйте температуру и влажность в архивном помещении.
• Организуйте маркировку секций, полок и архивных коробок.
• Перед уничтожением документов проверьте установленный срок хранения.

Нормативная база

• Налоговый кодекс Республики Казахстан от 18 июля 2025 года № 214-VIII ЗРК.
• Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
• Приказ Министра культуры и информации РК от 17 июня 2025 года № 279-НҚ «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» с учетом изменений 2026 года.
• Приказ Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 235 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» с учетом действующей редакции.
• Приказ Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Важно: срок хранения определяется для конкретного вида документа по действующему законодательству. Приведенные в статье сроки являются ориентиром и не заменяют проверку соответствующей позиции в актуальном Перечне типовых документов.